「先日お送りしましたが、再送します」の何が問題?

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友人から、私何か悪いことしたかな?と相談がありました

やっぱりねー、なるほどねー、私ビジネスメールの講師でよかった~
と思った出来事があったので、実際にあった話を、少し内容を変えてご紹介します。

<経過>「ファイル、メールで送ります」といわれて、彼女は1通のメールを待っていたそうです。ところが1日経っても来ない。送信してくれたかどうか、わからない。そんな状態なので、電話で「行き違いだったら申し訳ないけど、送ってほしい」と依頼したそうです。メールの送受信ではよく発生する、やりとりですよね。その後、メールがやってきました。文章がこれです。

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○○様

先日メールをお送りしましたが、届いていないということですので、再送します

△△
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・・・。
このメールに違和感は感じますか?

受け手によって、同じ文章でも印象が変わる

いかがでしょう。このメールをぱっと読んで、どんな印象を感じられますか。
「なんとも思わないけど・・・?」
という感想の方。要注意ですよ~。では、なぜこれがよくないメールなのでしょうか。

実は、彼女の中では、こう変換されてしまいました。

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「先日メール送りましたけど? 届いていないなんて、そちらの環境の問題では?仕方ないから再送してあげますよ」
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と。

ちょっと極端に書きましたが・・・でも、この文面では、こう解釈されてもムリはないんですよね。だから「こう解釈されないような工夫」が文面上必要です。心遣いを文字として表現していく必要があります。
では、どんな風にかけばよいか。1例としてはこんな感じでしょうか

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ご連絡ありがとうございます。

先日のメールが届いていないとのこと、
到着の確認をしておらず、大変失礼いたしました。
再度メールをファイルお送りいたしますので、ご確認ください。

お手数をおかけいたし、申し訳ございません。
何かご不明な点がございましたら、
お気軽にご連絡ください。
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このメールなら、「仕方ないから再送してあげますよ」とは、読み取れないですね。

たった1文で、威圧感まで与えてしまうことも

不安の尽きない彼女は、「電話では、威圧感はなかった、やさしそうだったのに」「失礼なこと、したのかな」「受信がうまくできなかったから、怒ってはるんかな」と、あれやこれや思いを馳せていました。
たった1行、1文で「相手が怒っている・自分に落ち度がある・威圧感」を感じ取って、すごく不安げでした。
たった1行、1文しかなかったからこそ、冷たく感じたというのもあるでしょう。

「どう伝えたか」じゃなく、「どう伝わったか」

メールもコミュニケーション手段の1つであるため、「相手の人がどう受け取ったか・どう伝わったか」が重要です。「用件だけ伝わればいいんだ」と言い切ることは難しいでしょう。
ましてや、今回の場合、彼女は「怒らせていたら、どうしよう」と思い、「どう返事したらいいか」と、次の行動に戸惑っています。これでは送信者にも、何のメリットもありませんね。

結局彼女には「メールに慣れていない人なだけだから、電話の印象が正しい、きっと大丈夫」と説明。
もう、まさに講座なり、生徒さんにいつも言っていることが、ばっちり当てはまる出来事とメールでした。メールで、相手を不安にさせないようにするには、自分から学ぶしかありません。

ビジネスメールコミュニケーション講座は、こんなノウハウが、いーっぱい詰まっています。

みなさんの、ご参加お待ちいたしております(って、宣伝につなげてしまった・・・)


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