メールの返事「かしこまりました・承知いたしました」の、上手な使い方

0999

メール上の返事の仕方、色々ありますね

こんにちは。日本ビジネスメール協会認定講師長野裕香です。

メールに書いてある「添付ファイルをご確認ください」「打ち合わせは13時からです」「あらためてご連絡いたします」など、相手からのメールのメッセージ。これに対して、返事をする場面って多々あります。
その際の返事の仕方。「はい」「わかりました」「かしこまりました」「承知いたしました」「了解いたしました」など。もちろん、相手や場面によって使い分けが必要です。

その中でも、特に混乱しやすい、「かしこまりました」「承知いたしました」「了解いたしました」について、今回解説いたします。

【上司やお客さまには、「かしこまりました・承知いたしました」 】

まず、上司やお客さまに返事をするときは「わかった」という意味の敬語として、存在する「かしこまりました・承知いたしました」を使用するのが、一般的なビジネスマナーです。
「了解いたしました」は、「了解」=「わかった・承認する」という意味の単語に、「いたす」という謙譲語を付け足した表現です。敬語としては、問題ないという認識が一般的です。しかし、「了解」という言葉の、なりたちから、「いくら『いたす』をつけても不快に感じる」という方もいらっしゃいます。
ビジネスマナーが重視されるようなメールのやりとりでは、使用しないほうがよいでしょう。

【 「かしこまりました」 に、違和感がでるとき】

例えば、非常に親しい間柄の後輩に、仕事を依頼したときに、返信メールに「かしこまりました」と書かれていたら。どのような印象を受けますか。

「正しい敬語が使える、きちんとした印象」を受ける方もいれば、反対に「親しい関係なのに、線引きをされているような印象」を受け、違和感を抱く方もいます。
実は、後者のような感覚を持つ方は、少なくありません。主な理由として、「かしこまりました」は、上司やお客さまに対する返事と、同じ表現。なので、「親しい間柄なのに、一定の距離を置いているようだ」「仕事として割り切った事務的な返事」、という印象を受けることがあげられます。

そんな場合に、「了解いたしました」が使われていますね。つまり、比較的距離の近い間柄というわけではなく、「距離を置くほうが返って不自然な間柄」に利用される傾向があります。他にも「その仕事、快く引き受けます。お任せくださいね」という、快諾の印象を与えたい場合にも、利用されているようですね。

【一言添えることで、違和感をなくし、さらにやわらかい印象に】

では、距離の近しい上司や、お客さまに対してはどうでしますか。「かしこまりました・承知いたしました」と返事をすると、上記と同様に不自然な堅苦しさを与える恐れがあります。しかし、ビジネスマナー上、「了解いたしました」を使うのは避けたい。どう表現すればいいでしょうか。
そんなときは、「かしこまりました。日程調整ありがとうございます」「承知いたしました。ご期待に沿えるよう努力いたします」など、「かしこまりました・承知いたしました」の続きに、一言添えてみてください。たったこれだけで、事務的な印象から、やわらかい印象に一変します。

またこの一言に、感謝の気持ちや、積極的な意思表示などを、自分らしく自然に伝えることができれば、ビジネスパーソンとして好印象を与えることもできます。ぜひ使ってみてくださいね。

【メールのマナー、きちんと学んでみませんか】

こうしたマナーも合わせて、一度きちんと勉強してみませんか。ビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)は、毎月開催しています。
bizmail イメージ
私が講師を務める(関西、奈良)オフィスミカサ主催、ビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)の、開催日程、プログラム内容はこちらから

東京、それ以外の地域の方はこちら「ビジネスメールの教科書」からご覧ください。


メールの返事「かしこまりました・承知いたしました」の、上手な使い方」への1件のフィードバック

  1. ピンバック: 先輩や上司からの好感度アップ!デキる女の食事マナーを覚えよう♪ - ビジネススキル向上委員会

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です