秘書もこの方法で管理 1番簡単な名刺の管理(片付け)方法

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会社の片づけも、おまかせあれ。お片づけのプロ、整理収納アドバイザー認定講師、奈良県在住 長野ゆかです。

名刺管理に悩んでいるビジネスマン多い!私はシンプルなアナログ管理方法をおすすめ

オフィスの片づけに行くと、ほぼ100%で「未処理の名刺」というものがでてきます。薄い束となって、机の周辺、あちこちからでてくる、あれです(笑)「名刺管理術」「名刺整理方法」いろんな呼び名で、いろんな情報が提供されていますね。

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こうなるからメンテナンスしにくいんですよね。

名刺フォルダーで管理したり、名刺管理ソフトを使っていたり。みなさん「キチンと管理しよう」という心意気は見えます。だけど
「名刺フォルダーに、追加で入れるスペースがない」「名刺管理ソフトの使い方忘れた」「名刺管理ソフト出すのがめんどくさい」「アドレス帳に読み込むときの入力サポート・確認作業がめんどくさい」というような答えが、返ってきます。
・・・はい、みんなそうだと思います。ということで、今回は、私がおすすめする名刺の管理方法をご紹介いたします。

・使うのは、名刺ボックス・名刺整理箱。五十音で仕切る。アナログ管理です。

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こちらLIONの名刺整理箱

「名刺ボックス・名刺整理箱」と呼ばれて、販売されているものです。名刺サイズの箱で、五十音の仕切りがついています。

100均のプラスチックケースを準備してもよいでしょう(名刺と同じサイズの横幅)仕切りは、厚紙や、使わなくなった名刺等に、付箋を貼るだけでも簡単に見出しを作れますよ。

量が少ないなら、名刺を注文した時に入っている名刺ケースを使っても十分。

・名刺を「立てて・重ねて」管理する

名刺フォルダーよりも絶対かさ張りません。さらに五十音の場所にさすだけなので、新しくもらった名刺もすぐに、入れることができます。フォルダ管理のように、いちいちフォルダをとりだし該当のページを開いて、差し込む場所を探して作って…という作業が必要ありません。

時間軸管理 使った名刺は1番前に持ってくる 不要な名刺は後ろにたまる

探し取り出して利用した名刺・いただいた名刺は、その五十音仕切りの一番前に持ってきます。
こうすることで「よく連絡する相手」が仕切りの前の方にたまりますよね。なので、連絡するときは、前から探すと、すぐに見つけることができます。
逆に後ろには、「使わない相手」がたまるため、名刺の整理のタイミング時(平均年1回だそうです)には、1枚1枚悩まなくとも、後ろからある程度の量を適当に「がばっ」と、つかめば、処分対象を一瞬で選択することができます。

人事異動や仕事の引継ぎなどで、名刺を引継ぐ際にも、古い不必要な名刺を取り除いておけば、次の担当者もありがたいですよね。自分でも要るか要らないか、わからない名刺を、後任に置きのこしていくような、ヒドイことをしなくてすみます(笑)

名刺が多い場合は、ジャンル別で管理する

「名刺を見ても、どんな人だったか全く思い出せない」多くの方と名刺のやりとりをする場合、このようなことも日常茶飯事です。そんな場合は、名刺ボックスを複数準備し、
大分類:ジャンル > 中分類:五十音順 と整理しましょう

例1:取引先・お客さま / その他
例2:IT系・システム系 / 金融関係 / 行政関係

という感じで、ざっくり大分類をBOXで分けた後、中分類で五十音順で管理する方法です。これからの使用頻度や活用したい・接点を相手と持ちたいかどうか、という分け方もありです。

名刺を1枚探す時間は平均3.6分。1週間で探す回数は平均「3.5回」 500万の損失!?

いざ使おうと思ったときに「ない」 結局メールの署名欄から電話番号を探すことも多いですね。1週間で、探す回数は3.5回だそうです。また、探す時間が平均3.6分!長すぎ。1週間で「12.6分」、1ヶ月に「50.4分」、1年間に「約10時間」(※キングジムの「名刺に関する意識調査」(2010年)より)

ということは。
社員100人なら 1,000時間。 2,500円/時間 なら 年間250万円の損失。
さらに、その1,000時間、本来仕事ができていたと思えば、その差2,000時間、500万の損失。

探す時間もムダ。置いてるスペースもムダ。さらに「名刺片づけなきゃ」と思う思考もムダ。全く意味がないどころか、仕事のストレスの元凶!1日1回も探さない名刺の使い方に、力をさいて「ファイル管理・データ管理」をされているなら、改善の余地がありそうですよね。

めんどくさくて片づけられない(後まわしになる)=その方法は自分にあっていない。

ファイル形式・アプリ形式での管理の問題の1つは、「片づけるのがめんどくさくて、放置したままになっている」という今の状況です。片づけのプロとしては「片づけるのがめんどくさくて放置=その片づけ方は、自分にはあっていない」ということに、気がついていただきたい。
そう、ダイエットでも勉強法でも片づけ方法でも。「自分に合った」方法を見極めることが大切です。

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秘書もこの方法で管理 1番簡単な名刺の管理(片付け)方法」への2件のフィードバック

  1. ありがとうございます。
    とても参考になりました。

    たくさんの人が読んでくださればとおもいました。

    一つ、誤字だと思われる箇所を見つけたので、
    ご報告させていただきます。

    出過ぎたまねとこころえております、
    どうかお気を害されませんように。

    文中

    人事異動や仕事の引継ぎなどで、名刺を引継ぐ際にも、古い不必要な名刺を取り除いておけば、次の担当者もあるがたいですよね。自分でも要るか要らないか、わからない名刺を、後任に置きのこしていくような、ヒドイことをしなくてすみます(笑)

    につして、
    中ほどに、「あるがたいですよね」とありました。
    読んだ限り別の個所にはそういうことはありませんでした。

    返信
    1. オフィスミカサ長野 投稿作成者

      Rさま

      当ブログをご覧くださりありがとうございます。
      また、わざわざメッセージまで恐縮です。
      完全に誤字です、失礼いたしました、早速修正しました。
      気分を害するなんて、とんでもない。誰に指摘されることもないので
      こうしたメッセージ頂戴できるのはありがたいです。
      また、何か気になることがございましたら
      お気軽にメッセージくださいね。

      返信

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