自治体職員向けビジネスメールマナー Ccは当市or本市?

(Cc:)当市or本市

こんにちは、大阪府下の市役所に約15年勤めていました。一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師、オフィスミカサの長野です。

今日は、ビジネスメール・そして自治体職員の方からよくある質問について、解説をしたいと思います。

こちらの記事もどうぞ。自治体職員さんのビジネスメールあるある。
【署名右寄せ、スペース字下げ】以外とよくあるビジネスメールの勘違い

メールの宛名に複数の人を指定した場合、(Cc:○○)を入れるのは、基本ルールマナー

CCの受信者が複数いる場合は

────────────────────────────
株式会社○○ 山田 太郎様
(CC:山本一郎様、弊社 佐藤)
────────────────────────────

という風に、CCの人たちの名前を書きます。このとき
・社外の方を先、次に社内
・役職は上から順に
・役職がわからない場合は五十音順

というルールがあります。そもそもこのルールをしらなかった!とおっしゃる方が多いのですが、これはビジネスメールのマナーとして全業界統一ですので、お間違いなく。

「弊社」の表現がない自治体は、どう表現すればよいか→結論は「当市」でOK

(Cc:)欄で、弊社に該当する言葉といえば「当市」もしくは「本市」という表現です。2つは厳密に言うと意味が異なりますが、まず、

・原則として、メールの(Cc:)欄ではどちらでも可(本市と当市はほぼ同じとみなす)
・無難にかくなら「当市」を使う
・厳密にしたい場合は、市内宛か・市外宛かの発信で使い分ける

というのが、正式な回答になります。なのでどちらが正しいかと2択で聞かれれば、「無難に書く場合」を想定し、「当市」とお答えしています。

当市の表現を使う場合、

────────────────────────────
株式会社○○ 山田太郎様
(CC:山本一郎様、当市 佐藤)
────────────────────────────

となりますね。

ちなみに都道府県の場合は、当県、本県。国の場合は 当省・本省 町の場合は当町・本町となります。

厳密には?当市と本市の違いと考え方

とある自治体の例規集には

・「当市」と「本市」の使い分けは、市が市外の行政機関又は個人に対するときは、「当市」を用い、市内のときは「本市」を用いる。 とかかれています。

つまり、市内在住の市民の方に送る場合は「本市」の表現を、市外在住者には「当市」の表現を使う、ということ。「当」にわたくしども、というニュアンスがあることも理由の1つのようで、大体この解釈が多いようですね。ここまで厳密に使い分けて運用されている方は、多くないと思いますが、市内在住者(市民向け)への通知文には「本市では・・・」と入っていることが、多いかもしれません。

そういう意味では、他の市町村(他の市役所)等に紹介文・通知文などのメールを送るときは「当市」が正しいという解釈になり、市外の企業様とのやりとりの場合も「当市」が正しい表現と読み取ることができます。

当市の方が、本市よりも、へりくだった印象がある?

他市に対するのが本市、貴市に対するのが当市、という考え方もあります。貴市は尊敬語にあたるため、対する当市は謙譲語。そのため、よりへりくだった印象を与えることができます。そのため、相手が、市内在住か市内在住か、わからなければ「当市」を使う方が無難という説もあります。

受信者が混乱しなければ、どちらでもOK

当日(該当の日)と本日(今日)のように、意味が完全に異なってしまう場合、また例規集場や、条例上など法的な解釈が必要な場面では、各自治体によって厳密な使い分けが、当然必要になるでしょう。
しかし、ビジネスメールの宛名、情報共有を図るための(Cc:)欄に限った話なので、「当市と本市」で受信者側で厳密に言葉の違いを認識しているとは考えにくく、受信側が混乱されることは考えにくいですね。そのため

・原則として、メールの(Cc:)欄ではどちらでも可(本市と当市はほぼ同じとみなす)
・無難にかくなら「当市」を使う
・厳密にしたい場合は、市内宛か・市外宛かの発信で使い分ける

をお勧めしています。
どーでもいい…と言われそうだけど、意味が変わるとなると1言の使い方すら気をつけて使うのが自治体職員ですよね。1つ根拠として、参考にしていただけると幸いです。

ビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)は、自治体職員の方も参考にしていただけるノウハウがいっぱい!

私が毎月開催している、一般社団法人日本ビジネスメール協会指定のビジネスメール講座は、集合研修としてたくさんの企業様に取り入れていただいています。導入企業様一覧はこちら
特に、自治体出身の私が声を大にして言いたいのは、民間企業だけではなく、国土交通省、大分県、阿蘇市、八尾市、目黒区男女平等・共同参画センター、中小企業家同友会、商工会議所、と、広く公的機関にも、導入していただいていること。先日私が講師を務めた市役所での開催も、とても良い評判でした。

・社内研修の様子・受講生アンケート【大阪府八尾市役所】
社内研修の様子・受講生アンケート【奈良県小山株式会社様】

そもそも、私自身も情報システム部門に10年もいるのに、メールのマナーに確証がないから、と受講したのが、本講座との出会い。翌日から自分のメールが変わり、仕事の進め方も変わり「劇的な変化があった・メールってただメールじゃないんだ」ということに衝撃を受けた講座です。なので、自治体にお勤めのみなさんにも、実体験をもっておすすめします。

ちょっとしたことですが知っているとラクになる!こちらの記事もどうぞ。自治体職員さんあるあるです。
【署名右寄せ、スペース字下げ】以外とよくあるビジネスメールの勘違い

現在募集中の、ビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)の日程については、オフィスミカサホームページよりご覧ください。

 


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