【署名右寄せ、スペース字下げ】意外とよくあるビジネスメールの勘違い

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こんにちは、私も署名の右寄せ、字下げもしていましたよ(笑)元市役所職員、一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師オフィスミカサの長野です。

先月書いた、自治体職員向けビジネスメールマナー Ccは当市or本市?  のアクセスがグイグイ上がっています。せっかく読んでいただけているなら、もう1つ「知ればカンタン」「わざわざしなくていいんだ!」な、ずっと気になっていた【字下げ、署名右寄せ】についての記事を書きたいと思います。

字下げ、署名右寄せ実例。こういう感じ。

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○【×の例】
レイアウトを整えるために、本文全体にスペースが入っている事例です。

これに加えて、内容が変わった時に、さらに1字下げる方もいらっしゃいます。

・毎回スペースを入れる手間
・文章を打ち変えると、スペースをまた増やしたり不要なスペースを削除したりの手間

手間がかかるばかりで何もメリットがありません。かくいう私も数年前までしていました(笑)

 

【○の例】

文頭のスペースは不要なんです。わざわざ入れないだけ。○の例になります。

シンプルにするために、社内同士のメールと仮定してみましたが、もちろん社外も同じです。
ご不安な場合は、普段あまり「接点のない企業様」や、他の方のメールを、ご覧になってみてくださいね。

・1字下げ不要の理由

見た目を整えていらっしゃるケースが多いですね。相手の名前が1番左に来るように、すべての文章を下げる。実はこれは、ビジネス文書の型に近しいですよね。メール上は不要。
また、話の内容が変われば一段下げて書き始めるというルールを適応されていらっしゃる方もいます。しかし、メールは、話が変われば、改行(1行開ける)ことができるので、下げる必要性はありません。

OSやメールソフトによって、文字間の設定が違うこともあり、相手の環境・・・特にスマホのような小さな画面でご覧になった場合、レイアウトが思いっきり崩れていることも。html形式で入れた場合、相手側では空白がムシされていることもありますよ~。メールは読みやすさ優先!何度も言いますが「1字下げ不要です」

・署名左寄せの理由

これもあえて、右側に寄せる必要がないからです。詳細に言うと、右に寄せようとすると、空白をその数だけ入れる必要がありますよね。単純に手間ですよね。さらにこれも、字下げと同じで、自分の画面では右の方に署名が来るようにレイアウトを整えたつもりでも、相手の閲覧画面サイズや受信環境では、真ん中に来ている、、、なんてことも少なくありませんよね。署名は、左寄せでOK。これなら100人に送ってもみなさん、同じように閲覧できるでしょう。特に内線だけが掲載されているときや、名前だけの署名を送る人(そもそも情報が足りないという問題はあるのですが)このようにされる場合が多いようです。もちろん、外部の署名であっても、内部向けでも、左寄せでOKです。

ビジネス文書とビジネスメールは、型も違います。

お気づきの通り、これらに共通することは「ビジネス文書をよく扱う業種の人」なんですよね。だから自治体関係者だったり、大手の企業にお勤めの方、総務・管理部門の方、その人たちとやりとりが多い団体や協会関係の方に多いクセです。中には「拝啓」や「前略」といった書き出しから始まり、「敬具」や「草々」をメールで、右寄せして、しめる方もいますね。ビジネスメールの型とビジネス文書の型は全くベツモノです。
もし、この点があいまいであれば「ビジネスメールの基本・ルールマナー」を参考になさってくださいね。
ビジネスメールの教科書:ビジネスメール基本の型

ルールがないなら、作ることから必要。

以前、自治体関係者の方に「ビジネスメールに字下げは不要・署名も左寄せでいい」とお答えした時に「何に基づいているのか」と、言われたことがあります。
その方の組織は、ビジネス文書の書き方などは、新規採用の方でも完璧に書けるように、「字下げする・ここはこう書く」と、きっちりがっちり完全なマニュアル化されているそうで「それに沿ってメールを書いているのに」という意味でした。

回答としては「ビジネス文書とは、そもそも違うものである」というところから、基づくルールすらない現状、ビジネスメール社内マニュアル・ルールを作るところから必要だというお話で盛り上がりました。ここは一般企業様も同じです。署名の統一化、大容量ファイルの送り方、添付ファイルにパスワードをかけるときの書類の種類。こんなわかりやすいものでも、…社内で統一されていない、メールのルールがない企業様がほとんどです。もちろん社内ルール、作るヒントもサポートします。ご必要でしたらお問い合わせくださいね。


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