メールの件名に「リマインドメール」が、相手をイラッとさせる理由

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こんにちは、一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師長野です。期日や返事など、締切がある仕事に対して「もうすぐ期限です」と思い出させるために使われる「リマインドメール」。送信側にも受信側にとっても便利で、有益なものであることに間違いありません。
でもこれ、使い方によってイラッとする人かなり多数。その理由や背景を含め意見を聞いてみたところ、イラッとする方には共通のポイントが。送信側に問題ありそうです。そこで、リマインドメールのおさえておきたいポイントを書いてみます。

「リマインドメール」は総称であって、相手にそのまま伝えるものではない。

「あ、そろそろリマインドメール送らなきゃ」「あの件について、リマインドメール送った?」「リマインドメール送っておきました!」…催促、確認、思い出してもらうためのメールの総称。ここまではいいんですが、問題は「○○の件のリマインドメールです」と件名に入れて、リマインドメールの対象者に送ってしまうことです。「催促のメールいれといてね」と言われて、「催促メール」と件名にいれるのと、近い感覚です。

件名に入れると、イラッとさせる理由

リマインド=「気づかせる、思い出させる」というニュアンスから「気づかせるメール、思い出させるメール」となります。「あのメール送ったけど、覚えてる?気づいてね?返事まだだから催促のメール送ったよ」と感じる人が多い。結構きつい表現ですよね。これがイラッとさせる原因です。

解決方法:「リマインド」という言葉を使わずに、表現する

「○○会議の出欠について(再確認)」「【確認依頼】○○資料の提出日について」等、「リマインド」という言葉を使わずに表現をするだけで、回避できます。

やってはいけないリマインドメール、1対多にメールを送る人に気を付けてほしいこと

1対多、一斉配信でメールを送る側の人は要注意です。当日や締切やが近づきリマインドメールを送る際に、すでに返信済みの方に対しても、リマインドメールを送っていないでしょうか。これ、返事済みの人からは、圧倒的に評判が悪いです。「こちらは、返信をしているにもかかわらず、一斉配信という自己都合なくせに、「リマインドです」って何様?」と(笑)イラッとさせてしまうことも納得でした。

一斉配信時におさえておきたい、リマインドメールの書き方ポイント

1、件名にリマインドメール と書かない

上で述べた通りです。件名に「リマインドメール」よりは、「○○会議の出欠について(リマインド)」の方が和らぎます。しかし、おすすめは「○○会議の出欠について(再確認)」「【確認依頼】○○資料の提出日について」「○○会議の出欠について(未回答の方への再確認)」と、日本語で書くこと。不快に思う人がいるかも知れない表現なら、リスクを避けるためにも使わない方がよいでしょう。

2、本文中に、返信済みの人への配慮の一文を書く

「すでに回答いただいている方につきましては、申し訳ございません」と、文中に書く。本来はこの人たちはきちんと対応してくださっている方であり、不要なメールを送って手間を取らせるべきではありません。そうした前提の上で一斉配信するなら、一言配慮は必須です。

3、前回のメールをリマインドメールの文章の下にコピペする

そもそも1通目のメールが記憶にない人は「え?こんなメール前に来てたっけ?」「いつ来てたっけ?」と、送受信時期を探す、検索しようとしますので、そのひと手間を相手にかけなくて済みます。本当に1通目が届いてなければ、受信者はそのメールで内容を確認することもできるでしょう。

送信者都合は、送信者都合でしかない

送信側からは「『リマインドメール』と件名を書くことで、返信の有無を問わず全員に送っているよ」という意味を込めている、という答えもありました。なるほど、と思う反面、残念ながらそういう意味で一般的に使えるほど、浸透はしていません。結局送信者がラクをしたいための、自己都合でしかないんです。それなら「すでに返信がある人にも念のため、全員にお送りしています」とストレートに書いた方がよいですね。

返事がまだの人だけを、ピックアップして送るのがベター

手間はかかりますが、返事がまだの人だけをピックアップして、送るべきでしょう。もし、未だ返事をしていない人が「『返事をした』と思い込んでいたら」リマインドメールは役立ちません。「○○さんからのお返事を、現在確認できておりません」「お返事が確認できていない方のみ配信しています」と書いた方が、「え?返事しましたよ」と、次のアクションにも、つながります。

同じリマインドメールの文章であっても距離やそのときの状況、相手によって受けての印象は全然違います。「リマインドメールは督促メールだから、丁寧に書けばいい」「どう丁寧に書くか」にスポットが当たりがちですが「そもそも・・・」というところから大切に見ていく必要があります。

自分のビジネスメール力の良し悪しは、相手が決める

「そんなことぐらいで不快に思うのは、相手がおかしい」ではありません。ビジネスメールはコミュニケーションです。だから、「相手が不快に思った時点で失敗」なんです。そのためには、たくさんの人の感覚というものを知ることが大切です。

自信がないのは、きちんと学んでいないからではありませんか

ビジネスメールを学んだことがある人は1割もなく、自分のビジネスメールに不安を感じる人が8割以上なのは当然です。ビジネスメール実態調査2015より
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